TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN VÀ MÔ TẢ CHI TIẾT CHỨC NĂNG HỆ THỐNG CRM

MỤC LỤC

• MỤC TIÊU TÀI LIỆU
• 0. TỔNG QUAN HỆ THỐNG & LUỒNG VẬN HÀNH (SYSTEM ARCHITECTURE)
  • 0.1. Sơ đồ Ngữ cảnh Hệ thống (System Context)
  • 0.2. Mối quan hệ giữa các Phân hệ (Module Relationships)
  • 0.3. Sơ đồ Use Case Toàn hệ thống (System Use Case)
  • 0.4. Luồng hoạt động Xuyên suốt (End-to-End Flow)
• 1. PHÂN HỆ QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG (CUSTOMER 360)
  • 1.1. Tổng quan & Ý nghĩa
  • 1.2. Chức năng chi tiết: Thêm mới & Quản lý Hồ sơ
• 2. PHÂN HỆ QUẢN LÝ BÁN HÀNG (SALES)
  • 2.1. Tổng quan & Ý nghĩa
  • 2.2. Chức năng chi tiết: Quy trình Tạo Đơn Hàng (Sales Order)
• 3. PHÂN HỆ QUẢN LÝ CÔNG VIỆC (TASK & PROJECT)
  • 3.1. Tổng quan & Ý nghĩa
  • 3.2. Chức năng: Quản lý Dự án & Giao việc
  • 3.3. Các thuộc tính quan trọng của 1 Công việc
• 4. PHÂN HỆ MARKETING TỰ ĐỘNG (AUTOMATION)
  • 4.1. Tổng quan & Ý nghĩa
  • 4.2. Cách thức hoạt động: “NẾU … THÌ …” (IF … THEN …)
  • 4.3. Chức năng: Email Marketing (Gửi Email hàng loạt)
  • 4.4. Chức năng: Quản lý Chiến dịch (Campaigns)
• 5. PHÂN HỆ QUẢN LÝ KHO (INVENTORY)
  • 5.1. Tổng quan & Ý nghĩa
  • 5.2. Các nghiệp vụ kho cơ bản
  • 5.3. Kiểm kho (Stock Take)
  • 5.4 Kết nối qua Telegram chek tình trạng hàng
  • Kết nối update tình trạng hàng hóa lên website còn hay lên theo thực tế
• PHÂN HỆ CSKH

Quản lý bảo hành

Quản lý Ticket

Quản lý bảo trì khách hàng ( có link mẫu update sau )

• 6. PHÂN HỆ BÁO GIÁ & HỢP ĐỒNG (QUOTES & CONTRACTS)
  • 6.1. Báo Giá (Quote) – Bước đệm trước khi bán
  • 6.2. Hợp Đồng (Contract) – Ràng buộc pháp lý
• 7. PHÂN HỆ QUẢN LÝ NHÂN SỰ & PHÂN QUYỀN (HRM & USER)
  • 7.1. Tổng quan & Ý nghĩa
  • 7.2. Quản lý Tài khoản & Phòng ban
  • 7.3. Phân quyền chuyên sâu (Decentralization)
  • 7.4. KPI & Chỉ tiêu (Target)
• 8. HỆ THỐNG BÁO CÁO QUẢN TRỊ (BI DASHBOARD)
  • 8.1. Báo cáo Kinh doanh (Sales Analytics)
  • 8.2. Báo cáo Kho vận & Tài sản
  • 8.3. Báo cáo Hiệu suất Nhân sự (KPI)
• 9. KIẾN TRÚC CÔNG NGHỆ (TECHNOLOGY STACK)
  • 9.1. Frontend: Next.js (Công nghệ của Facebook/Vercel)
  • 9.2. Backend: Node.js & Express
  • 9.3. Database: MongoDB (NoSQL)

(Phiên bản Chi tiết dành cho Quản lý & Người dùng Nghiệp vụ)

MỤC TIÊU TÀI LIỆU

Tài liệu này không chỉ liệt kê các nút bấm, mà giải thích sâu về tư duy vận hành và ý nghĩa nghiệp vụ của từng tính năng. Mục tiêu là để bất kỳ ai đọc vào cũng hiểu được: “Tính năng này sinh ra để giải quyết nỗi đau gì của doanh nghiệp?”.

0. TỔNG QUAN HỆ THỐNG & LUỒNG VẬN HÀNH (SYSTEM ARCHITECTURE)

0.1. Sơ đồ Ngữ cảnh Hệ thống (System Context)

Hệ thống CRM đóng vai trò là “Bộ não trung tâm”, kết nối các bộ phận và tích hợp với các hệ thống bên ngoài.

Sơ đồ A: Hệ sinh thái công nghệ CRM

0.2. Mối quan hệ giữa các Phân hệ (Module Relationships)

Dữ liệu trong CRM chảy tuần hoàn, không tách rời. Đầu ra của bộ phận này là đầu vào của bộ phận kia.

Sơ đồ B: Mối quan hệ dữ liệu giữa các phân hệ

0.3. Sơ đồ Use Case Toàn hệ thống (System Use Case)

Tổng quan về quyền hạn và phạm vi tác động của các vai trò chính trong công ty.

Sơ đồ C: Mô hình Tương tác 3 Lớp (Quản lý – Hệ thống – Vận hành)

0.4. Luồng hoạt động Xuyên suốt (End-to-End Flow)

Hành trình “Dòng tiền” đi qua doanh nghiệp: Từ lúc khách lạ -> Chốt đơn -> Thu tiền -> Chăm sóc lại.

Sơ đồ D: Quy trình vận hành xuyên suốt (End-to-End)

1. PHÂN HỆ QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG (CUSTOMER 360)

1.1. Tổng quan & Ý nghĩa

Trong kinh doanh truyền thống, thông tin khách hàng thường nằm rải rác: số điện thoại trong danh bạ sale, công nợ trong sổ kế toán, lịch sử chat trên Zalo.

=> Phân hệ này quy hoạch tất cả về một nơi duy nhất. Giúp doanh nghiệp sở hữu “Tài sản dữ liệu” thực sự, nhân viên nghỉ việc không mất khách.

1.2. Chức năng chi tiết: Thêm mới & Quản lý Hồ sơ

A. Khu vực “Định danh” (Ai là ai?)

• Mã khách hàng (Customer Code):
  • Ý nghĩa: Là mã số quản lý nội bộ duy nhất (ID) trên phần mềm.
  • Cơ chế: Hệ thống tự động sinh mã (VD: KH-0001) để quản lý công nợ và đơn hàng.
• Định danh khách hàng (Quan trọng):
  • Cơ chế: Hệ thống sử dụng Số điện thoại hoặc Email để xác định danh tính khách hàng (thay vì dùng Căn cước công dân).
  • Chống trùng lặp: Khi nhân viên nhập SĐT/Email, hệ thống sẽ quét toàn bộ dữ liệu. Nếu đã tồn tại, hệ thống cảnh báo ngay: “Khách có SĐT nảy đã tồn tại, thuộc quyền quản lý của Sale A”. Tránh việc trùng lặp dữ liệu.

Sơ đồ 1: Quy trình định danh và kiểm tra trùng lặp khách hàng

Sơ đồ 1b: Use Case Phân hệ Khách hàng

Hình minh họa: Giao diện quản lý danh sách khách hàng

B. Khu vực “Phân loại” (Hiểu khách hàng)

• Nhóm khách hàng (Segmentation):
  • Diễn giải: Không phải khách nào cũng giống nhau. Ta cần chia họ vào các “rọ” khác nhau để đối xử khác nhau.
  • Ví dụ thực tế:
    • Nhóm “Khách Thuê Ngắn Hạn”: Công ty tổ chức sự kiện cần thuê 50 Laptop trong 3 ngày -> Chiến lược: Sale báo giá nhanh, thủ tục đơn giản.
    • Nhóm “Khách Dự Án CNTT”: Doanh nghiệp cần lắp đặt hệ thống mạng/CCTV -> Chiến lược: Sale kỹ thuật (Presales) tư vấn khảo sát tận nơi.
  • Thao tác: Nhân viên chọn từ danh sách đã cài đặt sẵn. Một khách có thể thuộc nhiều nhóm (vừa là “Khách mua lẻ” vừa là “Đối tác thuê server”).
• Nguồn khách hàng (Source):
  • Diễn giải: Trả lời câu hỏi “Khách biết đến ICT Saigon từ đâu?”.
  • Ý nghĩa: Giúp Giám đốc biết hiệu quả marketing. Nếu 80% khách đi thuê Laptop đến từ “Google Ads” (từ khóa “thuê laptop hcm”), cần tập trung ngân sách vào đó.

Hình minh họa: Chi tiết hồ sơ thông tin khách hàng

C. Khu vực “Đầu mối liên hệ” (Dành cho B2B)

• Vấn đề: Khi cho thuê thiết bị cho một Công ty lớn (VD: Vietcombank), Sale cần làm việc với nhiều người: Chị A (Hành chính – đặt thuê), Anh B (IT – nhận máy), Chị C (Kế toán – thanh toán).
• Giải pháp: Chức năng “Người liên hệ” lưu trữ đầy đủ data các nhân sự này dưới tên công ty khách hàng.
• Chi tiết lưu trữ: Lưu rõ chức vụ (IT Manager, Admin) để Sale biết ai là người quyết định kỹ thuật, ai là người quyết định ngân sách.

2. PHÂN HỆ QUẢN LÝ BÁN HÀNG (SALES)

2.1. Tổng quan & Ý nghĩa

Số hóa quy trình từ lúc khách hỏi mua -> báo giá -> chốt đơn -> xuất kho -> thu tiền. Đảm bảo nhân viên không thể gian lận giá, không thể bán quá số lượng kho có, và sếp nắm được doanh số ngay tức thì (Real-time).

2.2. Chức năng chi tiết: Quy trình Tạo Đơn Hàng (Sales Order)

Bước 1: Chọn Khách hàng & Kho xuất hàng

• Kho xuất hàng: Với doanh nghiệp nhiều chi nhánh (Hà Nội, Đà Nẵng, HCM). Việc chọn đúng kho rất quan trọng.
• Logic hệ thống: Nếu chọn “Kho Hà Nội”, hệ thống chỉ cho phép bán những gì đang có ở Hà Nội. Ngăn chặn việc Sale ở Hà Nội lỡ tay bán nhầm hàng đang nằm ở kho HCM (gây tốn phí ship chuyển kho hoặc trễ hàng).

Bước 2: Chọn Sản phẩm & Cơ chế Tự động hóa giá

• Chọn sản phẩm: Nhân viên chọn Laptop (Dell Latitude, Macbook Pro) hoặc Linh kiện (RAM, SSD).
• Hiển thị Tồn kho & Serial/IMEI:
  • Đặc thù ICT Saigon là quản lý thiết bị theo từng cái (Serial Number).
  • Hệ thống báo: “Dell Latitude 7490 – Còn 15 máy”.
  • Quan trọng: Sale có thể check được máy nào đang “Rảnh”, máy nào đang “Đi thuê” để báo khách chính xác.
• Cơ chế Giá bán:
  • Hệ thống tự động điền Giá Bán/Giá Thuê Niêm Yết.
  • Nếu khách hàng là “Đối tác thuê thường xuyên”, hệ thống tự động áp dụng “Bảng giá đại lý” (Giá ưu đãi hơn khách vãng lai).

Hình minh họa: Giao diện tạo đơn hàng bán

Bước 3: Chính sách Chiết khấu & Khuyến mãi (Discount)

Hệ thống hỗ trợ 2 tầng giảm giá phức tạp:

1. Chiết khấu dòng (Line Discount): Giảm giá cho riêng sản phẩm đó.
   • VD: “Thuê 50 Laptop giảm giá riêng 10% đơn giá thuê”.
2. Chiết khấu đơn hàng (Order Discount): Giảm giá trên tổng hóa đơn.
   • VD: “Khách hàng thân thiết giảm thêm 5% tổng bill”.

Logic: Hệ thống sẽ tính toán: (Đơn giá x Số lượng) – Chiết khấu dòng = A. Sau đó cộng tổng các A lại, rồi mới trừ tiếp Chiết khấu tổng đơn -> Ra số tiền cuối cùng khách phải trả. Máy tính toán chuẩn xác từng đồng, tránh nhân viên tính nhẩm sai.

Bước 4: Trạng thái đơn hàng & Duyệt (Approval Workflow)

Đơn hàng tạo xong chưa “xong” ngay, mà phải đi qua các trạng thái:

1. Mới (Draft): Sale vừa tạo xong, đang chờ khách xác nhận hoặc sếp duyệt. Lúc này hàng trong kho chưa bị trừ, nhưng có thể được “Giữ chỗ” (Booking).
2. Đã duyệt (Approved): Đơn hàng chính thức có hiệu lực.
   • Hành động ngầm: Hệ thống lập tức trừ số lượng tồn kho. (Kho: 10 -> còn 9). Kế toán ghi nhận doanh thu.
3. Thành công/Hủy: Kết thúc quy trình.

Sơ đồ 2: Quy trình xử lý đơn hàng chuẩn

Sơ đồ 2b: Use Case Phân hệ Bán hàng

3. PHÂN HỆ QUẢN LÝ CÔNG VIỆC (TASK & PROJECT)

3.1. Tổng quan & Ý nghĩa

Thay vì giao việc qua Zalo/Miệng (dễ bị trôi, quên, không ai chịu trách nhiệm), hệ thống đưa mọi đầu việc lên phần mềm. “Làm việc có chứng cứ, đánh giá có số liệu”.

3.2. Chức năng: Quản lý Dự án & Giao việc

• Dự án (Project): Các gói thầu lớn của ICT Saigon. (VD: “Triển khai hệ thống mạng cho văn phòng mới cty ABC”, “Dự án cho thuê 100 Laptop thi Đại học”).
• Công việc (Task): Các đầu việc cụ thể: “Khảo sát mặt bằng”, “Vận chuyển thiết bị”, “Cài đặt phần mềm”, “Bàn giao & Nghiệm thu”.

3.3. Các thuộc tính quan trọng của 1 Công việc

1. Người thực hiện (Assignee): Chỉ định đích danh 1 người chịu trách nhiệm chính. “Cha chung không ai khóc”, nên 1 việc chỉ nên giao 1 người chính.
2. Người liên quan (Followers): Những người cần biết tiến độ để phối hợp (Sếp, đồng nghiệp hỗ trợ) nhưng không phải là người làm chính.
3. Hạn hoàn thành (Deadline): Hệ thống sẽ dựa vào ngày này để:
   • Nhắc nhở khi sắp đến hạn.
   • Bôi đỏ cảnh báo khi quá hạn -> Căn cứ để trừ KPI cuối tháng.
4. Mức độ ưu tiên (Priority): Thấp/Trung bình/Cao/Khẩn cấp. Để nhân viên biết việc gì cần làm trước (“Cháy nhà” thì phải ưu tiên dập lửa trước khi đi quét nhà).

Sơ đồ 3: Quy trình Giao việc & Xử lý công việc

4. PHÂN HỆ MARKETING TỰ ĐỘNG (AUTOMATION)

4.1. Tổng quan & Ý nghĩa

Đây là “Nhân viên ảo” làm việc 24/7 không lương. Nhiệm vụ là thực hiện các thao tác chăm sóc khách hàng lặp đi lặp lại một cách máy móc nhưng chính xác tuyệt đối.

4.2. Cách thức hoạt động: “NẾU … THÌ …” (IF … THEN …)

Bạn hãy tưởng tượng mình đang dạy cho con robot một quy tắc:

Ví dụ Kịch bản 1: “Nuôi dưỡng” khách sau mua

• NẾU (Trigger): Một đơn hàng chuyển sang trạng thái “Thành công” (Tức là khách đã mua và nhận hàng).
• THÌ (Action):
  • Bước 1: Chờ đợi: 25 ngày sau (Với hợp đồng thuê 1 tháng).
  • Bước 2: Gửi Email/Zalo tự động: “Hợp đồng thuê Laptop sắp hết hạn. Anh/Chị có muốn gia hạn thêm không ạ?”. -> Nhắc Sale liên hệ lại để chốt gia hạn hoặc thu hồi máy.
  • Bước 3: Nếu khách không gia hạn -> Tạo task cho kỹ thuật đi thu hồi máy.

Ví dụ Kịch bản 2: Chúc mừng sinh nhật

• NẾU (Trigger): Hôm nay trùng với “Ngày sinh nhật” trong hồ sơ khách hàng.
• THÌ (Action):
  • Gửi tin nhắn Zalo ZNS: “ICT Saigon chúc mừng sinh nhật Anh A. Tặng anh Voucher giảm 20% cho lần thuê máy tiếp theo.”
  • Tự động tạo Công việc cho Sale: “Chúc mừng sinh nhật khách hàng VIP”.

Hình minh họa: Danh sách kịch bản tự động hóa

Sơ đồ 3b: Use Case Phân hệ Marketing

=> Giá trị: Khách hàng cảm thấy được quan tâm cá nhân hóa sâu sắc, nhưng thực tế Sale không cần mất công nhớ hay thao tác từng người.

4.3. Chức năng: Email Marketing (Gửi Email hàng loạt)

Vấn đề: Muốn gửi thông báo “Nghỉ lễ” hoặc “Ra mắt sản phẩm mới” cho 5.000 khách hàng cùng lúc. Gửi bằng Gmail thường sẽ bị khóa hoặc vào Spam.

Giải pháp của CRM:

• Quản lý Danh sách (List): Lọc ra danh sách “Khách hàng tại Hà Nội” để gửi riêng, tránh gửi nhầm cho khách HCM.
• Mẫu Email (Template): Soạn thảo email đẹp như trang web (có hình ảnh, nút bấm chuyên nghiệp).
• Cá nhân hóa: Tự động thay tên khách: “Chào anh Huy“, “Chào chị Lan” trong cùng 1 nội dung.
• Báo cáo: Biết chính xác ai đã mở mail, ai đã bấm vào link mua hàng.

Sơ đồ 3: Ví dụ luồng Automation chăm sóc khách thuê máy

4.4. Chức năng: Quản lý Chiến dịch (Campaigns)

Mục đích: Gom tất cả hoạt động (Email, SMS, Gọi điện, Doanh số) về một “Chiến dịch” để đo lường hiệu quả đầu tư (ROI).

Hình minh họa: Quản lý các chiến dịch Email Marketing

• Ví dụ: Chiến dịch “Cho thuê Laptop Mùa Thi Đại Học”.
• Trong chiến dịch này, Marketing gửi 1000 Email chào giá cho các trường học. Sale gọi điện tư vấn.
• Kết quả: Chốt được 50 đơn hàng, doanh thu 500 triệu.
• => Hệ thống tính được: Chi phí bỏ ra vs Doanh thu thu về -> Lãi hay Lỗ?

Sơ đồ 5: Quy trình Chiến dịch & Đo lường ROI

PHÂN HỆ CSKH

Quản lý bảo hành

Quản lý Ticket

Quản lý bảo trì

5. PHÂN HỆ QUẢN LÝ KHO (INVENTORY)

5.1. Tổng quan & Ý nghĩa

Quản lý “Dòng chảy” thiết bị. Với ICT Saigon, Kho không chỉ là số lượng, mà là Quản lý Serial/Asset Tag. Phải biết chính xác cái máy tính nào đang nằm ở đâu.

5.2. Các nghiệp vụ kho cơ bản

• Nhập kho (Inbound):
  • Dùng khi: Mua hàng từ nhà cung cấp về, hoặc khách trả lại hàng.
  • Tác động: Tăng số lượng tồn kho (+). Tăng giá trị tồn kho.
• Xuất kho (Outbound):
  • Dùng khi: Bàn giao máy cho khách thuê hoặc Bán đứt cho khách.
  • Tác động: Giảm tồn kho. Với hàng thuê, trạng thái chuyển từ “Trong kho” -> “Đang cho thuê” (Vẫn thuộc tài sản cty nhưng đang ở chỗ khách).
• Chuyển kho (Transfer):
  • Dùng khi: Chuyển 10 cái áo từ “Kho Hà Nội” vào “Kho Sài Gòn” để bán.
  • Tác động: Tổng tài sản công ty không đổi, nhưng vị trí hàng hóa thay đổi. Sale Hà Nội không bán được 10 cái đó nữa, Sale Sài Gòn lại bán được.

Sơ đồ 6: Quy trình Luân chuyển kho nội bộ

Hình minh họa: Danh sách và trạng thái tồn kho

5.3. Kiểm kho (Stock Take)

• Vấn đề: Phần mềm báo còn 10 cái, nhưng thực tế trong kho chỉ còn 8 cái (do mất trộm, hư hỏng không báo, nhập liệu sai).
• Giải pháp: Phiếu kiểm kho.
  • Nhân viên quét mã vạch từng máy. Máy nào thiếu sẽ bị phát hiện ngay.
  • Hệ thống báo cáo: “Máy Dell Serial #12345 đang thất lạc”. -> Truy cứu trách nhiệm.

Sơ đồ 7: Quy trình kiểm kho thực tế

Sơ đồ 7b: Use Case Phân hệ Kho

6. PHÂN HỆ BÁO GIÁ & HỢP ĐỒNG (QUOTES & CONTRACTS)

6.1. Báo Giá (Quote) – Bước đệm trước khi bán

• • Tình huống: Khách hỏi giá nhưng chưa chốt mua. Sale cần gửi một bản chào giá đẹp, chuyên nghiệp.
  • Chức năng: Sale chọn sản phẩm và giá (như lúc tạo đơn hàng), nhưng thao tác này KHÔNG trừ kho. Nó chỉ là một tờ giấy chào hàng.
  • Chuyển đổi: Khi khách đồng ý (“Ok anh chốt giá này”), Sale bấm nút “Tạo luân chuyển” -> “Đơn hàng”. Toàn bộ thông tin báo giá được copy sang Đơn hàng. Sale không phải gõ lại từ đầu -> Tiết kiệm thời gian, tránh sai sót.

Sơ đồ 8: Quy trình chuyển đổi Báo giá sang Đơn hàng

Hình minh họa: Danh sách báo giá

6.2. Hợp Đồng (Contract) – Ràng buộc pháp lý

• • Quản lý vòng đời hợp đồng: Ngày ký, Thời hạn hiệu lực, Giá trị, Các điều khoản thanh toán.
  • Nhắc gia hạn: Với các hợp đồng dịch vụ (VD: Thuê nhà, Bảo trì website), hệ thống sẽ nhắc Sale trước 30 ngày khi hợp đồng sắp hết hạn để liên hệ khách tái ký.

Sơ đồ 9: Vòng đời Hợp đồng & Nhắc gia hạn

Hình minh họa: Quản lý danh sách hợp đồng bán ra

7. PHÂN HỆ QUẢN LÝ NHÂN SỰ & PHÂN QUYỀN (HRM & USER)

7.1. Tổng quan & Ý nghĩa

Trong doanh nghiệp, “Bảo mật dữ liệu” là sống còn. Không thể để nhân viên mới vào làm mà lại nhìn thấy toàn bộ khách hàng của công ty, hoặc lỡ tay xóa mất đơn hàng quan trọng.

=> Phân hệ này giúp sếp trả lời câu hỏi: “Ai được phép làm gì và nhìn thấy gì?”

7.2. Quản lý Tài khoản & Phòng ban

• • Cơ cấu tổ chức: Hệ thống định nghĩa rõ cây sơ đồ tổ chức (VD: Ban Giám Đốc -> Phòng Kinh Doanh -> Team Sale 1).
  • Tài khoản nhân viên: Mỗi nhân viên 1 tài khoản riêng biệt. Mọi hành động (Tạo đơn, Sửa giá, Xóa khách) đều được hệ thống “Ghi log” lại.
    • Ví dụ: Nếu đơn hàng bị sửa giá từ 10tr xuống 5tr, sếp chỉ cần xem lịch sử là biết ngay ông Sale A sửa lúc 10:00 AM.

7.3. Phân quyền chuyên sâu (Decentralization)

Hệ thống CRM phân quyền theo 2 chiều không gian:

A. Phân quyền Chức năng (Hành động)

Quy định nhân viên được làm gì?

• • Sale Admin: Được phép Xóa đơn hàng nháp, Xuất file Excel báo cáo.
  • Sale Member: Chỉ được Thêm thắt đơn hàng, KHÔNG được phép Xóa, KHÔNG được phép Xuất Excel (để tránh lấy cắp data khách hàng).

B. Phân quyền Phạm vi dữ liệu (Data Scope)

Quy định nhân viên được nhìn thấy cái gì?

• • Cơ chế “Riêng tư”: Nhân viên A chỉ nhìn thấy khách hàng do chính mình phụ trách. Vào danh sách khách hàng thấy 100 người (của mình), không thấy 1000 khách của người khác. -> Tránh giành giật khách.
  • Cơ chế “Quản lý”: Trưởng phòng Sale nhìn thấy khách của toàn bộ nhân viên trong phòng mình (để hỗ trợ), nhưng không thấy khách của Phòng ban khác.
  • Cơ chế “Toàn quyền”: Giám đốc nhìn thấy tất cả.

Sơ đồ 10: Quy trình thiết lập Phân quyền nhân sự

Sơ đồ 10b: Use Case Phân hệ Quản trị hệ thống

7.4. KPI & Chỉ tiêu (Target)

• • Sếp giao chỉ tiêu doanh số/số cuộc gọi cho từng nhân viên ngay trên phần mềm.
  • Nhân viên mở máy lên là thấy ngay: “Tháng này chỉ tiêu 200tr, đã làm được 50tr, còn thiếu 150tr”. -> Tạo động lực làm việc.

8. HỆ THỐNG BÁO CÁO QUẢN TRỊ (BI DASHBOARD)

Đây là “Buồng lái” dành cho Ban Giám Đốc. Thay vì phải hỏi từng nhân viên “Hôm nay bán được bao nhiêu?”, Sếp chỉ cần mở trang này lên là nắm bắt được sức khỏe của toàn bộ doanh nghiệp theo thời gian thực (Real-time).

8.1. Báo cáo Kinh doanh (Sales Analytics)

Hình 11: Giao diện Bảng điều khiển trung tâm dành cho Ban Giám Đốc

Bộ chỉ số sống còn của doanh nghiệp:

• • Doanh thu thực tế: Biểu đồ đường hiển thị doanh thu theo Ngày/Tháng. So sánh với cùng kỳ tháng trước để biết đang Tăng trưởng hay Thụt lùi.
  • Phễu bán hàng (Sales Funnel):
    • Ý nghĩa: Cho biết khách hàng đang “rơi rụng” ở khâu nào?
    • Ví dụ: Có 100 Lead -> 50 Báo giá -> Chỉ chốt được 5 Hợp đồng. Tỷ lệ chốt thấp (10%). => Cần xem lại kỹ năng chốt sale hoặc giá quá cao.

8.2. Báo cáo Kho vận & Tài sản

• • Giá trị tồn kho: Tổng tiền đang nằm “chết” trong kho là bao nhiêu? (Giúp cân đối dòng tiền nhập hàng).
  • Tần suất quay vòng: Sản phẩm nào bán chạy nhất (Hot)? Sản phẩm nào nằm kho quá 6 tháng không ai thuê (Slow)? => Để có kế hoạch thanh lý.

8.3. Báo cáo Hiệu suất Nhân sự (KPI)

• • Top Sale: Bảng vàng vinh danh nhân viên có doanh số cao nhất tháng.
  • Thống kê hoạt động: Nhân viên A hôm nay đã gọi bao nhiêu cuộc? Gửi bao nhiêu email? (Tránh trường hợp nhân viên ngồi chơi xơi nước).

9. KIẾN TRÚC CÔNG NGHỆ (TECHNOLOGY STACK)

Để đáp ứng được tốc độ xử lý nhanh, khả năng mở rộng không giới hạn và tính linh hoạt cao, hệ thống được xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại nhất hiện nay (MERN Stack).

9.1. Frontend: Next.js (Công nghệ của Facebook/Vercel)

• • Tốc độ vượt trội: Giúp website load “nhanh như điện”. Nhân viên Sale bấm chuyển trang là hiện ngay, không phải ngồi chờ quay quay.
  • Trải nghiệm người dùng (UX): Đem lại trải nghiệm mượt mà, phản hồi tức thì dù đang chạy trên trình duyệt web.
  • SEO tốt: Nếu sau này ICT Saigon muốn public một số trang check bảo hành cho khách lẻ tra cứu thì Google rất thích điều này.

9.2. Backend: Node.js & Express

• • Xử lý hàng ngàn kết nối: Công nghệ này cho phép hàng trăm nhận viên cùng thao tác (Tạo đơn, Chat, Check kho) cùng một lúc mà hệ thống không bị “treo”.
  • Real-time (Thời gian thực): Đây là “vũ khí bí mật” giúp tính năng Thông báo hoạt động ngay lập tức. Sếp vừa duyệt đơn -> Điện thoại Sale ting ting ngay.

9.3. Database: MongoDB (NoSQL)

• • Linh hoạt tuyệt đối: Khác với Excel hay SQL cứng nhắc (bắt buộc phải có cột cố định). MongoDB cho phép lưu trữ dữ liệu đa dạng.
    • Ví dụ: Khách hàng A mua Laptop -> Lưu thêm trường “Cấu hình chip/ram”. Khách hàng B mua Dịch vụ -> Lưu thêm trường “Ngày hết hạn bảo trì”. Hai khách hàng cấu trúc dữ liệu khác nhau nhưng vẫn lưu chung mượt mà.
  • Big Data: Sẵn sàng lưu trữ hàng triệu khách hàng và hàng tỷ bản ghi lịch sử mà không lo bị chậm.

KẾT LUẬN

Hệ thống đóng vai trò như một “bộ não” trung tâm, ghi nhớ mọi hoạt động, tính toán mọi con số và tự động hóa các quy trình chăm sóc, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và giảm thiểu sự phụ thuộc vào trí nhớ của con người.